ACA's Plan to Safely Return to Campus

ACA Families,

We are back on the roller coaster and some of you will be waving your hands in the air and others will have your seatbelt on tight. Rollercoasters have a way of bringing all of our emotions and mixing them together at the exact same time. Once the “rush” of an exciting twist or turn we all need some time to process. Placing our next phased in approach will give everyone a lot of detailed information, some time to process, and to gather the next set of questions and suggestions you may have. We are here to support, listen and provide as many answers as possible. Later in the week we will send out a Form to gather more information, collect questions and then host some live meetings.

Many of you have been monitoring and watching the news of schools reopening within the Maricopa County region. Dysart School District has started their roll out process for the week of September 14th, Legacy Traditional is open and Imagine Schools are starting September 21st. Many of the eastern side of Phoenix schools have opened. Deer Valley and Peoria are pending and expecting around the same dates.

ACA has been monitoring Maricopa County benchmark metrics, the data is stating it is coming up to the guidelines of returning to school. ACA is cautious with the benchmarks as the surrounding zip codes of ACA have mixed metrics and do not align as clearly with the general metrics for Maricopa County at large. We are excited to see students again, their excited faces and bring even more life back to the hallways, classrooms, and playgrounds.

Our goal is roll out a phased approach with safety, smooth transition, and allow us to reflect and refine along the way.

Physical Return to Campus in the Hybrid Model (Tuesday/Thursday and Wednesday/Friday)

Week of September 28th – Kindergarten and First Grade

  • Approximately 100 students on campus each day for the week.

  • Allows our current new Kindergarten students to learn how ACA feels in person.

  • Administration and support staff can place most of our attention to meeting the needs of the parents, students, and staff.

  • Visitors, including parents, are not allowed on campus, we know this will be tough for our kindergarten students, but we must maintain safety.

  • Students will spend the week with their teachers learning how to enter the classroom, where to put their materials, how to safely follow bathroom procedures, what lunch will look like, dismissal process and of course social/emotional and learning time.

Week of October 5th – Kindergarten through Fourth Grade

  • Approximately 250 students on campus each day for the week.

  • Administrators and support staff will continue to support Kindergarten and First Grade, while branching out to support second through fourth grade.

  • Students in second through fourth grade will spend the week learning how to enter the classroom, where to put their materials, how to safely follow bathroom procedures, what lunch will look like, dismissal process and of course social/emotional and learning time.

Week of October 12th – Fall Break as Planned

  • Monitor ACA’s metrics, the surrounding areas metrics, and Maricopa County

Week of October 19th – Kindergarten through Eighth Grade, Full Hybrid Schedule in Effect

  • Approximately 400 students on campus each day for the week.

  • Administrators and support staff will continue to support all grades, while specifically branching out to support fifth through eighth grade.

  • Students in fifth through eighth will spend the week learning how to enter the classroom, where to put their materials, how to safely follow bathroom procedures, what lunch will look like, dismissal process along with following their academic courses.

  • Students will start the new quarter for classes

We know this brings about mixed emotions for many families. We are getting in a groove with this new school year, have worked through many kinks and have become more and more proficient in our Distance Learning Program. The pandemic has challenged our human emotions and the will to see the positive despite the difficult circumstances beyond most of our understandings. I wish we all had the right answers and know exactly what to do, but we don’t. What ACA does have is a powerful group of staff who have all gone above and beyond to continue giving our best education to our students and families. With that being said, our COVID-19 team of administrators have put in several hours last night and this morning developing the best next steps for our stakeholders.

ACA is aiming to roll out a phased approach to mitigate and alleviate as much stress and anxiety as possible. Working with our students and staff to implement a successful hybrid model takes time and detailed planning and ACA is doing everything we know to make the transition as smooth as possible.

  • Stage 1: Staff back at campus, training, and the start of Full Time Distance Learning (COMPLETE)

  • Stage 2: Staff on campus and minimal groups of students back at campus including staff children and ACA students in the On-Site Learning Groups through the partnership with the YMCA. (COMPLETE)

  • Stage 3: Hybrid model and continued Full Time Distance Learning

  • Stage 4: All students back on campus Tuesday through Friday and continue Full Time Distance Learning.

The Current Stage 2 at ACA:

ACA has over 80 employees on site, an average of 20 staff children, and around 20 students attending the On-Site Learning Groups through the partnership with the YMCA program, daily. We have been open for the past 6 weeks and are currently in our 7th week. To this date we have had no known positive cases or possible exposures. Our safety plans and more importantly the dedication to following the procedures and processes from our staff and students has been a key component.

Programs ACA will offer in Stage 3:

Full Time Distance Learners:

Full time Distance Learning for Kindergarten, First Grade and Second Grade will remain the same as the schedule now. Distance Learning for third through eighth grade will change slightly and details will be forthcoming. We are currently confirming the number of students for each grade level requesting to stay full time distance learning.

Hybrid Schedule:

Monday – ALL students are at home for WIN (What I Need Day)

Tuesday and Thursday – Cohort A students will attend on campus 7:30 a.m. – 3:30 p.m.

Wednesday and Friday – Cohort B students will attend on campus 7:30 a.m. – 3:30 p.m.

ACA’s General Plan While Preparing for Stage 3:

  • Continue to monitor the dashboard and metrics, and if an increase in metrics is seen determine if the Roll Out to Hybrid is feasible.

  • Collaborate with the governing board, staff, parents, and community members.

  • Monitor the schools in the area who reopen prior to ACA.

  • Roll out in phases to work through safety processes, acclimating students, and monitor safety.

Safety Protocol:

  • Conduct a daily health screening where parents will certify student is symptom free

  • No parents or visitors will be allowed on campus– only at the front office

  • All staff and students will be required to wear face coverings while on campus with the exception of eating during snack, breakfast and/or lunch and during portions of recess time when students are outside and greater than 6 feet from others.

  • Students will be 6 feet apart in classrooms with class sizes no more than 12-14 members.

  • Frequent handwashing

  • Students will remain in classes while teachers rotate rooms to minimize hallway congestion.

  • Any student with a documented medical condition where a face covering cannot be worn will be required to wear a face shield.

Next steps in process for this week and upcoming weeks:

  • Meeting with grade level leads on reviewing and refining the Hybrid Schedules

  • Completing all physical building preparation

  • Enrichment/Afterschool Care, we will be reaching out to parents for sign-ups and our facilities will be on a limited capacity to ensure safety and health of all.

  • Free on-site learning on opposite Hybrid Days will be partnered with the YMCA, this is a requirement by the State of Arizona. Monday’s will be an option but will be a cost for parents.

  • Completing the process for daily health screening requirements for students.

  • Working with kindergarten for the first 2 weeks back – will be much like the first weeks of school.

  • Spending time on upcoming Monday’s for grade levels to begin planning and reviewing the hybrid schedules and processes touched on during orientation.

We knew shifting to a new model would be occurring, most likely after fall break, this places us two weeks closer for kinder and first grade, one week closer for second through fourth grade and on target for fifth through eighth grades.

ACA is taking a more conservative approach with delaying past the time of the local districts AND is moving to our hybrid model. At this time, we are willing to continue to place the safety of our stakeholders above the “trend” of the surrounding areas. We will continue to monitor local zip codes, and ensure we have proper planning time. ACA’s goals for Stage 3 is to create a smooth transition, continue to place the safety of all stakeholders as a priority, uphold our values and standards while recognizing the need for our students’ education.

As always, please contact us on our website or call our front office if you have any questions. As mentioned above, later in the week we will send out a form to gather more information, collect questions and then host some live meetings.

Thank you,

ACA Administration

Familias de ACA,

Estamos de vuelta en la montaña rusa y algunos de ustedes agitarán sus manos en el aire y otros se abrocharán el cinturón de seguridad. Las montañas rusas tienen una forma de reunir todas nuestras emociones y mezclarlas al mismo tiempo. Una vez que llega el "apuro" de una vuelta o giro emocionante, todos necesitamos algo de tiempo para procesarlo. Colocar nuestro próximo enfoque por fases les dará a todos mucha información detallada, algo de tiempo para procesar y para recopilar el siguiente conjunto de preguntas y sugerencias que pueda tener. Estamos aquí para apoyar, escuchar y brindar tantas respuestas como sea posible. Más adelante en la semana, enviaremos un formulario para recopilar más información, recopilar preguntas y luego organizar algunas reuniones en vivo.

Muchos de ustedes han estado monitoreando y viendo las noticias de la reapertura de escuelas dentro de la región del condado de Maricopa. El Distrito Escolar Dysart ha comenzado su proceso de implementación para la semana del 14 de Septiembre, Legacy Traditional está abierto e Imagine Schools comenzará el 21 de Septiembre. Se han abierto muchas de las escuelas del lado este de Phoenix. Deer Valley y Peoria están pendientes y esperando alrededor de las mismas fechas.

ACA ha estado monitoreando las métricas de referencia del condado de Maricopa, los datos indican que está llegando a las pautas para regresar a la escuela. ACA es cautelosa con los puntos de referencia ya que los códigos postales circundantes de ACA tienen métricas mixtas y no se alinean tan claramente con las métricas generales del condado de Maricopa en general. Estamos emocionados de ver a los estudiantes nuevamente, sus rostros emocionados y traer aún más vida a los pasillos, aulas y patios de recreo.

Nuestro objetivo es implementar un enfoque por fases con seguridad, una transición suave y que nos permita reflexionar y perfeccionar a lo largo del camino.

Regreso físico al campus en el modelo híbrido (martes / jueves y miércoles / viernes)

Semana del 28 de Septiembre - Kinder y primer grado

  • Aproximadamente 100 estudiantes en el campus cada día durante la semana.

  • Permite a nuestros nuevos estudiantes actuales de kinder aprender cómo se siente ACA en persona.

  • El personal de administración y apoyo puede poner la mayor parte de nuestra atención en satisfacer las necesidades de los padres, estudiantes, y personal.

  • No se permiten visitantes, incluidos los padres, en el campus, sabemos que esto será difícil para nuestros estudiantes de kinder, pero debemos mantener la seguridad.

  • Los estudiantes pasarán la semana con sus maestros aprendiendo cómo ingresar al aula, dónde colocar sus materiales, cómo seguir con seguridad los procedimientos del baño, cómo se verá el almuerzo, proceso de salida y porsupuesto social / emocional y tiempo de aprendizaje.

Semana del 5 de Octubre – Kinder a cuarto grado

  • Aproximadamente 250 estudiantes en el campus cada día durante la semana.

  • Los administradores y el personal de apoyo continuarán apoyando a Kinder y al primer grado, mientras se diversifican para apoyar del segundo al cuarto grado.

  • Los estudiantes de segundo a cuarto grado pasarán la semana aprendiendo cómo ingresar al aula, dónde colocar sus materiales, cómo seguir los procedimientos del baño de manera segura, cómo será el almuerzo, proceso de salida y, por supuesto, tiempo social / emocional y de aprendizaje.

Semana del 12 de Octubre - Vacaciones de Otoño según lo planeado

  • Monitorear las métricas de ACA, las métricas de las áreas circundantes y el condado de Maricopa

Semana del 19 de Octubre - Kinder a octavo grado, horario híbrido completo en vigencia

  • Aproximadamente 400 estudiantes en el campus cada día durante la semana.

  • Los administradores y el personal de apoyo continuarán apoyando a todos los grados, mientras se diversifican específicamente para apoyar de quinto a octavo grado.

  • Los estudiantes de quinto a octavo pasarán la semana aprendiendo cómo ingresar al aula, dónde colocar sus materiales, cómo seguir los procedimientos del baño de manera segura, cómo se verá el almuerzo, el proceso de salida y el seguimiento de sus cursos académicos.

  • Los estudiantes comenzarán el nuevo trimestre de clases.

Sabemos que esto genera emociones encontradas en muchas familias. Estamos entrando en un ritmo con este nuevo año escolar, hemos superado muchos problemas y nos hemos vuelto cada vez más competentes en nuestro Programa de Educación a Distancia. La pandemia ha desafiado nuestras emociones humanas y la voluntad de ver lo positivo a pesar de las difíciles circunstancias más allá de nuestra comprensión. Ojalá todos tuviéramos las respuestas correctas y supiéramos exactamente qué hacer, pero no es así. Lo que sí tiene ACA es un poderoso grupo de personal que ha hecho todo lo posible para continuar brindando la mejor educación a nuestros estudiantes y familias. Dicho esto, nuestro equipo de administradores de COVID-19 ha trabajado varias horas anoche y esta mañana desarrollando los mejores pasos siguientes para nuestras partes interesadas.

ACA tiene como objetivo implementar un enfoque por fases para mitigar y aliviar tanto estrés y ansiedad como sea posible. Trabajar con nuestros estudiantes y personal para implementar un modelo híbrido exitoso requiere tiempo y una planificación detallada, y ACA está haciendo todo lo que sabemos para que la transición sea lo más fluida posible.

  • Etapa 1: El personal regresa al campus, la capacitación y el inicio del aprendizaje a distancia a tiempo completo (COMPLETO)

  • Etapa 2: Personal en el campus y grupos mínimos de estudiantes en el campus, incluidos los niños del personal y los estudiantes de ACA en los Grupos de aprendizaje en el sitio a través de la asociación con YMCA. (COMPLETO)

  • Etapa 3: modelo híbrido y aprendizaje a distancia continuo a tiempo completo

  • Etapa 4: Todos los estudiantes regresan al campus de martes a viernes y continúan el aprendizaje a distancia a tiempo completo.

La etapa actual 2 en ACA:

ACA tiene más de 80 empleados en el lugar, un promedio de 20 niños de el personal y alrededor de 20 estudiantes que asisten a los Grupos de aprendizaje en el lugar a través de la asociación con el programa YMCA, todos los días. Hemos estado abiertos durante las últimas 6 semanas y actualmente estamos en nuestra séptima semana. Hasta la fecha no hemos tenido casos positivos conocidos ni posibles exposiciones. Nuestros planes de seguridad y, lo que es más importante, la dedicación a seguir los procedimientos y procesos de nuestro personal y estudiantes ha sido un componente clave.

Programas que ofrecerá ACA en la Etapa 3:

Estudiantes a distancia a tiempo completo:

El aprendizaje a distancia de tiempo completo para kinder, primer grado y segundo grado seguirá siendo el mismo que el programa actual. El aprendizaje a distancia de tercero a octavo grado cambiará levemente y los detalles se publicarán próximamente. Actualmente estamos confirmando la cantidad de estudiantes para cada nivel de grado que solicitan permanecer en el aprendizaje a distancia a tiempo completo.

Hybrid Schedule:

Lunes - TODOS los estudiantes están en casa para WIN (Día de lo que necesito)

Martes y jueves: los estudiantes de la cohorte A asistirán en el campus de 7:30 a.m. a 3:30 p.m.

Miércoles y viernes: los estudiantes de la cohorte B asistirán al campus de 7:30 a.m. a 3:30 p.m.

Plan general de ACA mientras se prepara para la Etapa 3:

  • Continuar monitoreando el tablero y las métricas, y si se observa un aumento en las métricas, determinar si el despliegue a híbrido es factible.

  • Colaborar con la mesa directiva, el personal, los padres y los miembros de la comunidad.

  • Monitorear las escuelas en el área que reabren antes de ACA.

  • Implementar en fases para trabajar en los procesos de seguridad, aclimatar a los estudiantes y monitorear la seguridad.

Protocolo de seguridad:

  • Realizar un examen de salud diario donde los padres certificarán que el estudiante no tiene síntomas.

  • No se permitirán padres o visitantes en el campus, solo en la oficina principal

  • Se requerirá que todo el personal y los estudiantes se cubran la cara mientras estén en el campus con la excepción de comer durante la merienda, el desayuno y / o el almuerzo y durante las porciones del recreo cuando los estudiantes estén afuera y a más de 6 pies de los demás.

  • Los estudiantes estarán separados por 6 pies en los salones de clases con clases de no más de 12-14 miembros.

  • Lavarse las manos con frecuencia

  • Los estudiantes permanecerán en clases mientras los maestros rotan los salones para minimizar la congestión en los pasillos.

  • Cualquier estudiante con una condición médica documentada donde no se pueda usar una cubierta facial deberá usar una careta.

Próximos pasos en proceso para esta semana y las próximas:

  • Reunión con los líderes de nivel de grado para revisar y perfeccionar los horarios híbridos

  • Completando toda la preparación física del edificio

  • Enriquecimiento / Cuidado después de la escuela, nos comunicaremos con los padres para que se registren y nuestras instalaciones tendrán una capacidad limitada para garantizar la seguridad y la salud de todos.

  • El aprendizaje gratuito en el sitio en días híbridos opuestos se asociará con la YMCA, este es un requisito del estado de Arizona. El lunes será una opción, pero será un costo para los padres.

  • Completar el proceso para los requisitos de exámenes de salud diarios para los estudiantes.

  • Trabajar con kinder las primeras 2 semanas de regreso será muy parecido a las primeras semanas de escuela.

  • Dedicar tiempo los próximos lunes para que los niveles de grado comiencen a planificar y revisar los horarios y procesos híbridos que se abordaron durante la orientación.

Sabíamos que el cambio a un nuevo modelo estaría ocurriendo, muy probablemente después de las vacaciones de Otoño, esto nos coloca dos semanas más cerca para kinder y primer grado, una semana más cerca para segundo a cuarto grado y en el objetivo para quinto a octavo grado.

ACA está adoptando un enfoque más conservador al retrasar el tiempo de los distritos locales Y se está moviendo a nuestro modelo híbrido. En este momento, estamos dispuestos a seguir colocando la seguridad de nuestros grupos de interés por encima de la “tendencia” de las áreas circundantes. Continuaremos monitoreando los códigos postales locales y nos aseguraremos de tener el tiempo de planificación adecuado. Los objetivos de ACA para la Etapa 3 son crear una transición sin problemas, continuar colocando la seguridad de todas las partes interesadas como una prioridad, defender nuestros valores y estándares al tiempo que reconocemos la necesidad de la educación de nuestros estudiantes.

Como siempre, comuníquese con nosotros en nuestro sitio web o llame a nuestra oficina principal si tiene alguna pregunta. Como se mencionó anteriormente, más adelante en la semana enviaremos un formulario para recopilar más información, recopilar preguntas y luego organizar algunas reuniones en vivo.

Gracias,

Administración ACA

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